Import CSV candidats dans un ATS : la checklist

Importer des candidats par CSV sans dégrader sa base

Un import CSV paraît simple jusqu'au premier problème d'encodage, de doublon ou de colonne ambiguë. La bonne méthode consiste à préparer un petit échantillon, valider le résultat, puis seulement importer le reste.

Votre passeport de migration, sans inscription

La fiche de préparation et de recette vous aide à définir les colonnes, traiter les conflits, contrôler les résultats et préparer le retour arrière. Vous pouvez l'enregistrer et la compléter avec la personne responsable de la reprise.

L'exemple CSV de 20 profils entièrement fictifs couvre accents, apostrophes, champs vides et un titre contenant un point-virgule. Il est destiné à un environnement de recette ; n'importez pas ces profils dans votre base de travail. Aucun fichier de votre cabinet n'est demandé ou transmis par ces téléchargements.

Le modèle utilise les colonnes prenom, nom, email, telephone, ville et titre. Préservez un nom complet et vérifiez les emails fournis. Confirmez la correspondance avec les champs et règles de votre logiciel avant l'import. Les notes, entreprises et dates ne figurent pas dans ce modèle : confirmez leur prise en charge séparément.

Cette ressource ne transfère rien automatiquement dans le SaaS. La création d'un compte et l'import d'un fichier restent des actions distinctes, choisies par l'utilisateur.

Avant l'export

Définissez ce qui doit réellement être repris. Une ancienne base contient souvent des champs obsolètes, des notes inutiles et des profils sans finalité de conservation claire.

Identifiez la source de chaque fichier.
Supprimez les colonnes sans usage futur.
Vérifiez la règle de conservation applicable.
Décidez quelles notes sont pertinentes et suffisamment factuelles.
Conservez une copie de sauvegarde chiffrée pendant la migration.

La CNIL rappelle que la collecte et la conservation doivent rester limitées aux données nécessaires au recrutement.

Les colonnes minimales

Pour préparer votre source, privilégiez un schéma court. Ce tableau est une grille de travail générale ; toutes ces colonnes ne sont pas nécessairement prises en charge par votre outil :

Colonne	Exemple	Contrôle
Prénom	Samira	texte, sans formule
Nom	Martin	casse normalisée
Email	samira@example.com	format valide
Téléphone	+33600000000	indicatif conservé
Intitulé	Consultante data	texte libre court
Entreprise actuelle	Exemple SAS	facultatif
Source	Recommandation	vocabulaire contrôlé
Date du dernier contact	2026-06-12	format ISO recommandé

Ajoutez les champs métier seulement après avoir validé ce socle.

Normaliser avant l'import

Utilisez un encodage UTF-8 et un seul séparateur. Uniformisez les dates, numéros de téléphone et valeurs de listes. Remplacez les cellules contenant des formules par leurs valeurs afin d'éviter un comportement inattendu à l'ouverture du fichier.

Ne placez pas plusieurs informations dans une même colonne. « Paris — mobile — disponible septembre » doit devenir trois champs distincts si ces données sont réellement nécessaires.

Définir la règle de dédoublonnage

L'email est souvent le premier identifiant, mais il peut manquer ou changer. Une règle réaliste combine plusieurs signaux : email normalisé, téléphone normalisé, nom et prénom.

Décidez avant l'import :

si une ligne complète une fiche existante ;
quels champs ont priorité en cas de conflit ;
si les notes sont fusionnées ou conservées séparément ;
comment les candidats sans identifiant fiable sont isolés pour revue.

Tester sur 20 à 50 lignes

L'échantillon doit contenir des accents, champs vides, doublons, numéros internationaux, dates et textes longs. Après le test, contrôlez :

nombre de lignes lues, créées, mises à jour et rejetées ;
correspondance exacte des colonnes ;
rendu des accents et retours à la ligne ;
détection des doublons ;
rattachement éventuel aux missions ;
rapport d'erreurs disponible et possibilité de le conserver, selon l'outil.

Corrigez le fichier source, pas les mêmes erreurs fiche par fiche après import.

Refaites ensuite le test avec le même échantillon : observez les nouvelles créations, les lignes existantes et les erreurs. Une ligne reconnue comme existante n'est pas nécessairement mise à jour. Un nom identique ne suffit pas à conclure qu'il s'agit de la même personne.

Avant le lot complet, identifiez les fiches créées et les valeurs modifiées, puis vérifiez la procédure de restauration. Le passeport ne fournit pas d'annulation automatique ; sans retour arrière maîtrisé, clarifiez ce point avant la reprise.

Après l'import

Réalisez un contrôle par sondage, puis consignez la date, la source, le nombre de fiches et la personne ayant validé l'opération. Supprimez les fichiers temporaires lorsqu'ils ne sont plus nécessaires et limitez leur accès pendant la migration.

Le candidat importé dans la base n'est pas automatiquement engagé dans une mission. Reliez-le au bon recrutement et attribuez une prochaine action dans le pipeline du cabinet.

Checklist finale

Ces points servent de repères à vérifier ; cette liste ne conserve aucun état de validation.

Finalité et durée de conservation vérifiées
Colonnes inutiles supprimées
Encodage UTF-8 et dates normalisées
Règles de dédoublonnage décidées
Échantillon représentatif testé
Erreurs corrigées avant import complet
Contrôle par sondage réalisé
Fichiers temporaires sécurisés puis supprimés

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