Import CSV candidats dans un ATS : la checklist
Préparer, tester et contrôler un import CSV de candidats sans doublons ni perte de données, avec les précautions RGPD essentielles.
Importer des candidats par CSV sans dégrader sa base
Un import CSV paraît simple jusqu'au premier problème d'encodage, de doublon ou de colonne ambiguë. La bonne méthode consiste à préparer un petit échantillon, valider le résultat, puis seulement importer le reste.
Avant l'export
Définissez ce qui doit réellement être repris. Une ancienne base contient souvent des champs obsolètes, des notes inutiles et des profils sans finalité de conservation claire.
- Identifiez la source de chaque fichier.
- Supprimez les colonnes sans usage futur.
- Vérifiez la règle de conservation applicable.
- Décidez quelles notes sont pertinentes et suffisamment factuelles.
- Conservez une copie de sauvegarde chiffrée pendant la migration.
La CNIL rappelle que la collecte et la conservation doivent rester limitées aux données nécessaires au recrutement.
Les colonnes minimales
Pour un premier import, privilégiez un schéma court :
| Colonne | Exemple | Contrôle |
|---|---|---|
| Prénom | Samira | texte, sans formule |
| Nom | Martin | casse normalisée |
| samira@example.com | format valide | |
| Téléphone | +33600000000 | indicatif conservé |
| Intitulé | Consultante data | texte libre court |
| Entreprise actuelle | Exemple SAS | facultatif |
| Source | Recommandation | vocabulaire contrôlé |
| Date du dernier contact | 2026-06-12 | format ISO recommandé |
Ajoutez les champs métier seulement après avoir validé ce socle.
Normaliser avant l'import
Utilisez un encodage UTF-8 et un seul séparateur. Uniformisez les dates, numéros de téléphone et valeurs de listes. Remplacez les cellules contenant des formules par leurs valeurs afin d'éviter un comportement inattendu à l'ouverture du fichier.
Ne placez pas plusieurs informations dans une même colonne. « Paris — mobile — disponible septembre » doit devenir trois champs distincts si ces données sont réellement nécessaires.
Définir la règle de dédoublonnage
L'email est souvent le premier identifiant, mais il peut manquer ou changer. Une règle réaliste combine plusieurs signaux : email normalisé, téléphone normalisé, nom et prénom.
Décidez avant l'import :
- si une ligne complète une fiche existante ;
- quels champs ont priorité en cas de conflit ;
- si les notes sont fusionnées ou conservées séparément ;
- comment les candidats sans identifiant fiable sont isolés pour revue.
Tester sur 20 à 50 lignes
L'échantillon doit contenir des accents, champs vides, doublons, numéros internationaux, dates et textes longs. Après le test, contrôlez :
- nombre de lignes lues, créées, mises à jour et rejetées ;
- correspondance exacte des colonnes ;
- rendu des accents et retours à la ligne ;
- détection des doublons ;
- rattachement éventuel aux missions ;
- rapport d'erreurs téléchargeable.
Corrigez le fichier source, pas les mêmes erreurs fiche par fiche après import.
Après l'import
Réalisez un contrôle par sondage, puis consignez la date, la source, le nombre de fiches et la personne ayant validé l'opération. Supprimez les fichiers temporaires lorsqu'ils ne sont plus nécessaires et limitez leur accès pendant la migration.
Le candidat importé dans la base n'est pas automatiquement engagé dans une mission. Reliez-le au bon recrutement et attribuez une prochaine action dans le pipeline du cabinet.
Checklist finale
- Finalité et durée de conservation vérifiées
- Colonnes inutiles supprimées
- Encodage UTF-8 et dates normalisées
- Règles de dédoublonnage décidées
- Échantillon représentatif testé
- Erreurs corrigées avant import complet
- Contrôle par sondage réalisé
- Fichiers temporaires sécurisés puis supprimés
Créer un espace Modulo RH ou lire la checklist RGPD pour un ATS.